Custodia de la documentación

Conservación a largo plazo: se garantiza la conservación de la documentación física y digital en condiciones óptimas, evitando su deterioro y pérdida a lo largo del tiempo.
Protección contra riesgos: se minimizan los riesgos de daños por robos, incendios, desastres naturales o negligencias, asegurando la integridad de la documentación.
Cumplimiento normativo: se cumple con toda la normativa aplicable en materia de conservación y protección de la documentación, evitando sanciones y responsabilidades legales.

Localización rápida y sencilla: se implementa un sistema de organización y trazabilidad que permite localizar cualquier documento de manera rápida y eficiente, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Acceso controlado y seguro: se facilita el acceso a la documentación a los propietarios y personas autorizadas mediante un sistema de control de accesos seguro y transparente.
Canal de comunicación abierto: se establece un canal de comunicación directo para que los propietarios puedan realizar consultas y solicitar acceso a la documentación que necesiten.

Mayor transparencia: se fomenta la transparencia en la gestión documental, garantizando que los propietarios tengan acceso a la información que les corresponde de manera clara y oportuna.
Trazabilidad completa: se mantiene un registro detallado de todos los accesos y consultas a la documentación, permitiendo una trazabilidad completa del historial documental.
Mejora en la toma de decisiones: se facilita la toma de decisiones informadas y estratégicas por parte de la Junta, basándose en la información contenida en la documentación.

Reducción de costes: se minimizan los costes asociados a la búsqueda, recuperación y reproducción de documentos, optimizando los recursos económicos de la comunidad.
Mejora en la organización interna: se fomenta una gestión interna más organizada y eficiente, reduciendo el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos y evitando errores.
Mayor satisfacción de los propietarios: se aumenta la satisfacción de los propietarios al contar con un sistema de gestión documental transparente, eficiente y seguro.

Confianza y tranquilidad: se genera un clima de confianza y tranquilidad entre los propietarios al saber que la documentación de la comunidad se encuentra en buenas manos.
Sentido de pertenencia: se refuerza el sentido de pertenencia a la comunidad al contar con un patrimonio documental bien conservado y accesible.
Memoria histórica preservada: se preserva la memoria histórica de la comunidad, permitiendo a las futuras generaciones conocer su pasado y tomar decisiones informadas.

Tus documentos protegidos